协同软件的概念与特征

IPV6的技术的推广，以及其他网络技术与思想的普及，使第二代互联网开始悄然出现，并且将在短时间内逐步取代第一代互联。第二代互联网在个人级应用上，主要是：BLOG（博客）、BBS(社区网站)、SNS（社交网络）、RSS（内容聚合），在企事业单位的组织级应用上，主要是协同办公与商务，包括了实时与异步的信息流转与共享、知识采集与利用等等。基于互动的知识管理KM、项目管理PM，基于诚信和真实身份的企业信息门户EIP和工作流管理WFM，乃至内部管理社区论坛BBS、员工博客BLOG等等，这些应用功能无一不是体现协同。

协同软件的概念

即然WEB2的商务应用是以协同为主的，那么什么是协同?什么是协同软件？协同在汉语字典里的定义很简单，即：互相配合。望文生义，协同软件就是互相配合的软件。综合国内外的一些相关资料，复旦协达在定义协同软件时是这样描述的：协同软件是辅助多人多组织共同完成管理事务的应用软件。协同软件的管理思想核心是：互相配合，协同者是人以及由人组成的组织，协同的目的是：完成管理事务。



协同与ERP、CRM的关系

我们知道，协同软件是一种基于“互相配合”这一管理思想的应用软件，她与目前时兴的ERP软件和一度风光的CRM软件不同：
ERP软件的核心管理思想是“计划”，通过计划进行日常管理监控，以及进行管理分析，以提供决策依据。ERP从物料资料计划到制造资源计划，再发展到企业资源计划，都没有脱离“计划”这个核心。
CRM的核心管理思想是“关系”，即以客户为中心，理清企业间各项管理要素之间的关系，例如：客户与商机的关系，某一客户对应的商机次数与金额；与产品的关系，即某一客户已经或者准备购买的产品名称、金额、数量；与联络人的关系，即某一客户对应的联络人名称、状况等等。后来CRM再发展到ERM，企业关系管理，即可以按企业的任何一项管理要素为中心，分别查看与这个管理要素的各自关系。不管是CRM还是ERM，都是强调各项管理要素之间的关联关系。

协同与ERP、CRM之间的关系示意图



在此我们应该清楚的是：

ERP、CRM、协同等各项管理思想之间的管理对象有重叠。如财务管理，基于ERP就是财务的计划、记帐、核算等等；基于CRM就是费用项目的记录、汇总等等；基于协同的就是请款、借支、报销流程等等。

ERP、CRM、协同三者之间虽然有重叠甚至交叉，但理念各不一样，不能用协同的理念去开发和实施、应用ERP、CRM，更不能以ERP、CRM的理念去做协同软件产品。一个软件产品期望面向用户的所有应用，可能什么都会无法用好。

协同与OA的渊源和区别

关于协同软件与OA的渊源和区别，本人有专文就此做了详细阐述，在此就重要内容做简略阐述。

从名词看区别
协同是“互相配合”，OA是“办公自动化”。OA概念很广也很模糊，打字复印机是OA，WORD、EXCLE也是OA，90年代初财务软件曾经被称为OA。从某种意义上而言，ERP、CRM也都是OA的分支。而协同所协作、配合的对象，也有很多与OA的对象相关。以被CCID、CCW、IDG等权威机构评价为产品竞争力第一的复旦协达CTOP协同软件为参照，虽然协同软件与OA在应用上有许多类似之处，甚至功能上有许多重叠，但他们之间有着根本的区别。协同软件更关注的群组之间的协作，侧重于工作流、沟通交流等方面；OA软件是以计算机技术为基础，对办公资料、工作事项进行记录和反映。



从历程看渊源
OA发展经历了：单人单事件、单人多事件、多人多事件这三个阶段，第四个阶段，就是协同，是基于人或者组织互相配合完成各类事务。OA的第四个阶段也涉及多人多事件，看似与OA第三阶段相同，其实不然。OA第三阶段更多的是记录和反映事件，从复旦协达等国内主流的协同软件产品来看，OA第四阶段的“协同”，综合了Internet技术和工作流思想，强调的是跨组织、跨区域的应用。

协同OA是传统OA发展的必然趋势之一



协同在OA的应用可以称为协同OA，复旦协达等协同软件厂商，都将协同OA作为其软件产品的重要应用方案之一。当然，协同还有协同商务、协同政务，同时协同商务、协同政务又与协同OA相关。

从产品看发展
从财务软件与ERP的关系，可以看出OA与协同的包含与被包含关系；从MIS与ERP的关系，可以看出OA与协同核心理念不同的关系。参照ERP的发展历程来看，传统的OA要被协同所取代，但传统OA所涉及的应用会延续。就像产、供、销的管理，在MIS时代和ERP时代都是信息化管理的应用之一，但这些管理前后已经有了本质的区别了。因此，复旦协达等国内主流的协同软件产品，都延续了传统OA的许多应用，但并不表明协同这一全新的管理思想没有产生应有的应用价值，也并不表明延续传统OA应用的协同软件与传统OA没有区别。

协同软件的特征

清楚了协同软件的概念，以及协同与ERP、CRM、OA的关系、区别后，我们再来归纳协同软件的特征。

从应用上来看，协同软件呈现出以下三大特征。

以互联网为基础
协同软件综合了Internet的技术，强调的是跨区域、跨组织的应用，甚至国外的协同软件产品干脆就叫做Networks，直译过来就是：网络办公。第二代互联网的互动、诚信，成为协同软件应用的基础。

以流程协作为主
流程管理是近年来非常重视的一种管理，ISO管理中有一大部分内容就是有关如何规范工作流程。传统管理软件中也有很多流程管理的概念，例如ERP中有很多内容涉及流程，甚至传统会计软件也有帐务处理的流程。在ERP、会计软件中的流程，只是一个辅助，呈现出固化、隐性等特征，而复旦协达等以流程为主的协同软件，流程成为其串起各项管理事务的主线，并且呈现出柔性化、可视化的特征。这也是协同软件与其他软件相区别的主要特征之一。

以人为本

协同软件的以人为本，体现在软件的功能排列、流程组织、操作方式等方面。“人”可以是单个的自然人，也可以是由人组成的部门、按工作角色区别的群组等。例如，流程管理中，人作为流程中的一个“资源”之一被关联，并且赋予相应的操作权限。人可以是单个的人，也可以是部门，还可以是群组，同一流程节点中人与人的关系可以是竞争关系，也可以是非竞争关系。正确理解以人为本还要重申一个概念，以人为本不是以人为中心来定义流程，人不仅是一个自然人，而是一个部门的所有或者部分人，是一个群组的所有或者部分人。例如：复旦协达的协同软件产品，流程参与者可以是：个人、部门、角色群组，流程节点间可以并行和串行，参与者处理完某一事务后，可以选择同组人处理或者不再处理该事务。这些功能，都充分体现了以人为本的应用思想。